本文來源于《出展世界》編譯/蘇希玲

如果參展商想大幅削減參展成本，就必須有周密的計劃性。盡可能早地完成所有必要的措施和任務是非常重要的，這樣就可以不錯過各項工作的截止期限。此外，良好的組織性可以使企業不忽視任何隱藏的成本因素，從一開始就省去后關頭因忘記某物而造成的昂貴的快遞費用。通常情況下，展商應該在會展活動開始不晚于前十天訂購現場所需的相關服務，如電話、互聯網、電力和水。實踐表明，如果在此日期之后才預訂，一般這些服務的價格都會比平時高出大約五分之一。此外，參展商應稍微寬泛地預估相關的服務數量，以保證充足的預算。

 

毫無疑問，展具占了很大一部分參展成本。因此，展商應該選擇好的功能元素，以便能夠靈活組合展示圖形和橫幅，在多個展覽會中可以重復使用。此外，設備好能夠進行緊湊的折疊，以避免昂貴的運輸和存儲成本。很多參展商常常以廉價的設備來代替高質量的營銷設備，以節省成本。但實際上，這不是明智的。較差的設備更容易發生破損，并且往往功能和外觀都較差。從長遠來看，需要額外的購買或修理常常使廉價設備成為昂貴的錯誤投資。參展商應該選擇較少但高質量的展具設備。這樣既節省了印刷成本，又節省了材料成本。此外，可以給潛在客戶留下更好的印象。

廣告宣傳欄和移動展示墻的設計晚也應在展會前一天完成。通過避免現場發生展會策劃中一些不必要的錯誤，參展商可以規避加班修補的風險以及因此產生的相關工人昂貴的加班費用。

印刷手冊、橫幅和類似的材料也是一個重要的成本因素。這也可以通過良好的組織性來降低成本。公司通常可以在批量訂貨時享受折扣。因此，參展商可以一次性采購所需的所有材料，以有效降低成本。

“少即是多”是一個原則，這也適用于公司宣傳手冊和廣告材料的數量。參展商只需攜帶真正需要的數量就可以了。同時，為了避免讓客人空手而歸，參展商也可以通過郵寄或發送電子郵件把產品宣傳資料發給客戶。

參展商的運輸成本與使用的設備密切相關。例如，使用智能折疊式移動攤位可以減少運輸量，從而降低運輸成本。使用鋁制展具等輕量化的展覽設備也可以減少成本。良好的組織性也會降低運輸成本 ：參展商應該確切知道自己的展具需要多少集裝箱和它們的重量。

工作人員和攤位員工的參展旅行安排應事先計劃好。提前預訂鐵路旅行、航班、其余交通和酒店可以節省很多資金。此外，參展商在預訂旅游機票時不應因為害羞而不申請團體費率或特殊條件。

將展臺安裝安排在正常的工作時間內完成是為明智的。參展商這樣做能避免因周末加班產生的昂貴的工人費用。同理，在其他情況下，也應該不惜一切代價避免加班。